Auditorías internas: Claves de éxito

by Irene Ruiz Villar
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¿Para qué sirven las auditorías internas?

Las auditorías internas son obligatorias en los sistemas de gestión como medida para medir el desempeño del mismo. El manejo de los sistemas de gestión se basa en cuatro pilares:

«Planificar (Plan), Hacer (Do), Comprobar (Check) y Actuar (Act)»

PDCA

Plan, Do, Check, Act. Ciclo de Deming.

El ciclo PDCA o de Deming, también se conoce como la espiral de mejora continua y es el eje entorno al que giran los estándares (ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, FSSC 22000) que certifican los sistemas de gestión de las organizaciones.
Se resume en que para lograr la mejora contínua en una organización es necesario planificar las actividades que se van a desarrollar, llevarlas a cabo, comprobar su efectividad y, con esta información, actuar en consecuencia para mejorar de forma permanente.

¿Cuáles son los objetivos de una auditoría interna?

Las auditorías internas forman parte de la comprobación del sistema en el sentido de que se usan para verificar si las actividades realizadas han tenido los resultados esperados.  Las auditorías internas se llevan a cabo con el objetivo hallar evidencias objetivas basadas en hechos que demuestren que:

  • El sistema de gestión se ajusta a un estándar determinado o a una determinada norma.
  • Los trabajos que se desarrollan en la organización se llevan a cabo con lo que se describe en su documentación.
  • Las actuaciones que se llevan a cabo dentro de la mejora contínua (acciones correctivas y preventivas) del sistema tienen el efecto deseado.

La importancia de la planificación de las auditorías internas.

En este punto vamos a realizar una aclaración entre dos conceptos que suelen confundirse: la programación de las auditorías y la planificación de las auditorías. Para definirlas nos fijamos en lo que dicen las normas ISO al respecto:

Punto 9.2.1. ISO 9001:2015

“La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar
información acerca de si el sistema de gestión de la calidad”

Programa de auditorías (definición ISO)

Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de itempo determinado y dirigidas a un propósito específico.

Una auditoría forma parte de un programa de auditoría, y cada una de las auditorías debe de ser planificada. Esto significa que toda auditoría interna tiene que planificarse de acuerdo con las necesidades de la organización, que se ven reflejadas en el programa de auditorías.

Cuando se trata de una línea de producto o un proceso completamente implantado y que sufre pocas variaciones, con una auditoría anual sería suficiente. En cambio si se trata de un proceso nuevo, o bien una línea donde se modifican las especificaciones con frecuencia para cumplir con los requisitos del cliente, se deberá auditar con más frecuencia.

La planificación de las auditorías mejora la eficiencia de las mismas, ya que dentro de un programa de auditoría más amplio, cada auditoría individual contribuye en la consecución de los objetivos globales.

Es decir, en el momento de planificar las auditorías es imprescindible determinar qué objetivos tiene el programa de auditorías en sí mismo para poder planificar cada una de las auditorías internas con el fin de que sus hallazgos contribuyan de forma relevante a los objetivos establecidos por la organización.

¿Cómo se debe preparar una auditoría interna?

No se puede llevar a cabo una auditoría sin antes haber comunicado a los propietarios del proceso y a las personas que vamos a auditar de ciertos aspectos prácticos: Qué, Quién, Cómo, Cuándo y Por qué.

  • Qué proceso vamos a auditar, sobre qué les vamos a preguntar, qué aspectos deteminados de un proceso queremos ver.
  • Quién va a realizar la auditoría, qué personas van a ejercer de auditores internos y si van a ir acompañadas de observadores.
  • Cómo vamos a llevar a cabo la auditoría: si vamos a visitar la planta, una línea o una instalación en concreto, con el fin de que se puedan preparar los requisitos de acceso necesarios (ropa adecuada, EPIs, permisos de trabajo, etc).
  • Cuándo se va a realizar la auditoría, cuándo va a empezar y qué tiempo se prevee que se prolongue. No se suelen hacer auditorías internas «sorpresa», se considera un acto «hostil» y no se debe transmitir la auditoría como un examen que se aprueba o se suspende.
  • ¿Por qué se lleva a cabo la auditoría?, es decir, cuales son los objetivos de la misma dentro del desempeño de la organización y por qué motivo se lleva a cabo.

El trabajo previo del auditor.

Una vez se ha comunicado a los interesados cuál va a ser el proceso y el contenido de la auditoría interna, empieza el trabajo de preauditoría para el auditor interno, ya que debe revisar con detenimiento la documentación relacionada con el proceso que va a auditar.

Si se lleva a cabo un buen trabajo previo, la auditoría fluye mejor y el auditor puede prestar más atención a lo que observa in situ. Antes de la auditoría interna es conveniente determinar:

  • Las cuestiones que se le van a plantear a las personas entrevistadas.
  • Puede ser de ayuda preparar un ckeck-list con los requisitos que establece la documentación de la organización con el fin de no obviar ningún punto que pueda ser esencial.
  • Cuál es el histórico del proceso en cuanto a otras auditorías, tanto internas como externas. Es Necesario, como mínimo, revisar el informe de auditoría interna inmediatamente anterior, con el fin de poder añadir a las cuestiones a examinar el cumplimiento de las medidas de mejora propuestas. En el caso en el que se hubieran propuesto acciones correctoras, se debe obtener evidencia objetiva respecto si éstas han sido efectivas.

¿Cómo desarrollar la auditoría interna?

Hay un aspecto básico que, quizá por ser de sentido común, no aparece en los manuales, pero que es vital cuando vamos a auditar a otra persona:

El respeto por el trabajo y el tiempo ajenos.

Este respeto no sólo va en la dirección auditor-auditado, sino que es importantísimo que el auditado o entrevistado comprenda que una auditoría interna no es un examen, sino un ejercicio de verificación que se realiza en equipo. El auditor, el propietario del proceso auditado y las personas entrevistadas persiguen un único objetivo común, que es el de cumplir con los objetivos de la organización y hacer lo que esté en su mano para impulsar la mejora continua.

¿Cómo enfocar las entrevistas?

Durante la auditoría lo más importante es tratar de averiguar si las personas entrevistadas conocen los procedimientos lo suficientemente bien, como para explicárselos al auditor en sus propias palabras. Hay una serie de herramientas que pueden ser de ayuda para llevar a cabo una buena auditoría interna:

  • No formules preguntas cuya respuesta sea SI o NO. Haz preguntas abiertas, y deja tiempo para que respondan.
  • Si no comprendes alguna explicación que te hayan dado no te quedes con la duda, pide que te lo vuelvan a explicar o expón tus dudas para que puedan resolverlas.
  • Si es necesario pídele a la persona que entrevistas que te enseñe en la práctica cómo realiza su trabajo.
  • Guía al entrevistado a través de preguntas como ¿porqué? o ¿y luego? para que puedan extenderse en sus explicaciones.
  • Anota sus respuestas, y hazles saber que aunque estés anotando les escuchas, o interrúmpeles brevemente si necesitas más concentración para tomar tus notas.
  • Si detectas una no conformidad, expónselo a las personas auditadas por dos motivos: puede que no hayas comprendido bien alguna explicación y/o necesitas saber si es una desviación puntual o algo recurrente y, en ocasiones, sólo lo puedes constatar con su colaboración.

El trabajo del auditor no acaba hasta que se entrega el informe de auditoría.

Cuando se elabore el informe de auditoría no debe ser en ningún caso un arma de crítica destructiva, sino un documento con observaciones imparciales que determimen qué aspectos se pueden o se deben de mejorar en el área auditada.

Para ello es necesario pensar en positivo y dejar constancia de las evidencias que reflejen los aspectos en los que el proceso cumple con los objetivos de éste y con los de la organización.

Hay una serie de datos que deben constar obligatoriamente en todos los informes de auditoría externa. Para que puedas comprobar cuáles son te dejo este formato descargable para que lo uses a tu conveniencia.

Informe auditoría interna

¿Crees que puedes usar estos consejos para tu organización? ¿Te parecen útiles? Puedes dejar tu comentario o aportación más abajo.

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